手帳などをつかって個人単位に予定を管理する？

手帳に限らす、自分の予定を仕事とプライベートを含めて自分だけの予定を管理する人もたくさんいます。
特に学生時代、手帳をスケジュールを充実させていた人に多いパターンですが、それに仕事も追加するといった感じですからあまり人には見られたくないはずです。
仕事とプライベートを合わせた総合的なスケジュールなので、たとえば個人的な予定が平日夜にあるからその日は残業NGもわかりやすかったり、出張だからプライベートNGだったりなど
自分のスケジュールを管理するうえでは有効でしょう。
これも仕事の内容にもよりますが、通常、勤務時間は定例のスタンスで働き、例外のみの仕事の予定を記録すればいい場合は有効な方法ですが、日ごとに発生するミーティングやアポイント、連携して行う仕事などには不向きでしょう。連携が必要な場合、たとえば、仕事を頼んだり頼まれたり、他の仕事と被っているかどうかを他人からはわからないため、連携するためには不向きです。
プライベートを「00:00～私用」程度を記載する方法なら人に見られてもいいスケジュールになるのでパソコンなどを利用したデータ処理も可能ですが、各自が自分のやり方では、他人からの確認が不便です。

エクセルなどの表計算ソフトで管理する？

チームでルールを決め、共有するファイルとしてエクセルなどを利用する場合うもあります。
あらかじめ、カレンダーフォームを自動で作成できるようにして各位の予定をタブ単位に作成すれば閲覧が容易でローカル環境でのファイルならセキュリティー面も心配ないでしょう。
ただ、同時アクセスによる同時更新はNGなので、その場合は、Googleのスプレッドシートなどを活用することになります。
スプレッドシートなら同時の更新も可能で、更新中の状態もリアルタイムに閲覧することができるので、頼んだ仕事を予定している最中…というのも確認しながら打ち合わせもできるというメリットがあります。

タスク管理・予定管理などを総合的に共有するアプリ

弊社のアプリもそうですが、チームで共有するタスク・スケジュール管理アプリは多数あります。
それぞれ特徴がありますが、総合的に見ると、最初にご紹介した個人単位にすく好きに使うことは基本NGで、大なり小なり利用者全員がルールを守って使用することは必要です。
多くのアプリは、全員が理解し随時更新・アクセスを行えば間違いなく有効なツールといえますが、導入当初は利用者全員が決まった更新・アクセスを行いことが困難で多くの場合
導入を決めた管理者が全員の使い方などを監視し適切な使い方を指導していくことが必要です。
それについても「プライベートも記載ができるので、こう書いてください」といった、プライベートの指導もするのか？・・・など　管理者にとって基準とする使い方について
いろいろ模索が必要となります。
仕事を基本に考えるアプリでは、多数あるアプリからどれが自分の会社にあっているかを考えることもなかなか大変で、アプリの説明だけではわからない部分は試してみて
判断するしかありません。　この場合は、管理者が候補を出すものの参加スタッフ全員が更新アクセスを行うことで検討に入ることとなるわけですから、いろいろ試すにしても
なかなか手間のかかる話でしょう。

汎用的なタスク管理・予定管理アプリとしてお勧めしたい考え方

業種に特化したアプリや同業他社・使っている知り合いから紹介されるアプリなら問題ありませんが、たいていアプリの紹介は、PRできるポイントが中心でそれをメリットと考え
先行すると、実際の仕事の管理には、アプリの使用に近づけていくことが必要になり、それにもルールが必要になります。
PRされる機能面に目が行きがちですが、とりあえずの導入がスムーズに行き単純な機能面から徐々にクオリティーを上げていける・・・そんなアプリが理想です。

＜アプリの紹介＞

仕事がデキる人・タスク管理が上手い人

人それぞれの仕事の進め方はありますが、仕事のできる人・予定の立て方がうまい人という観点からみると様々なタイプの人がいます。
予定に厳格な人に多いパターンとしては、予定通りに進めるための正確な作業時間の把握が必要です。そのため、確実な所要を把握するため仕事内容の細かな部分まで事前に把握して
置くことが必要で、手配側には大きな負担となることが多くあります。タスク管理を行う上で、スタッフ全員が予定に厳格で詳細な計画をリリースできる場合なら多少時間がかかっても
計画をきっちりすることで生産性が上がりますが、多くのスタッフが同じように仕事を進められない場合は計画がかえってあだとなり変更に次ぐ変更で全体のスペックは逆に落ちることになってしまいます。仕事内容にもよりますが、タスク管理者の理想は、得意・不得意、仕事の早い人・遅い人それぞれの生産を一元管理するのではなく、チームをさらに分割したジョブチームと考え、大まかなタスク計画を詳細なジョブタスクをジョブチームで分割することをするのではないでしょうか？
ジョブチーム内での調整は、助けたり助けられたり、フォローされたリフォローしたりなど合理的な調整が行えることと全体のプロジェクトの計画に問題がある場合などは、早く問題点に気付き全体の修正が行えます。管理者の評価として末端作業者からは「丸投げ」と言われる場合もあることから単純な丸投げにならないような配慮は必要です。

タスク・予定の管理には、できるだけ具体的に・できるだけ小さい単位で

前に述べた大まかな計画とは逆行しますが、管理者・作業担当者が実際の作業を行う上ではできるだけ仕事を小さい単位で把握することで効率を上げることが可能になります。
細かく小さい単位で把握できる仕事では、個人の能力差も明らかで同じ内容の仕事ならばつのタスクグループなどとのまとめ作業も容易になり効率はさらに向上できます。