タスクから予定の流れ

Taskboardでは計画したタスクを担当者が予定し、仕事を実施する流れを基本にしています。
担当者はさらに詳細タスクへ分割したり、担当・日程変更するなど柔軟に変更が可能です。

最初にプロジェクト管理者がプロジェクトタスクを登録します。
以降、引き続きプロジェクト管理者が詳細なタスク構成を登録することもできますが、必要に応じて詳細タスクを登録する方が構成するスタッフ（担当者）の責任を持った仕事へとつながると考え、まずは、完成までの期間のプロジェクトタスクから大まかなステップと日程的な構成を決めた中間タスクとその担当者（そのタスク以下には依頼者となりそのタスクグループの責任者になる）に詳細タスクを追加するよう指示をすることが理想です。
そうしたプロジェクトと詳細タスクは、末端の作業タスクが担当者の予定に展開され予定とタスクへの進行報告がおこなれていくことでタスクと予定が形成されていきます。

タスクと予定

依頼者と担当者の関係と同じように、タスクとそれを実際の作業に反映させるための予定、それを総合してスケジュールの作成をして作業を進行していく流れです。
そのために必要な役割としてタスクと予定の関係ですが、1件のタスクに対してその計画期間が3日・作業日数が3日あれば、予定は3件になります。

同じ作業のタスク2件を一つにまとめて予定をする場合でも予定は2件で対応することになり、タスク＜予定の関係になります。

ある1件の作業タスクが計画期間範囲では、1人の担当者で対応できない場合、担当者はそのタスクの分割を行いもともとの作業タスクは親タスクとなり2件の作業タスクになります。その状態で別の担当者が予定を立てることでタスクの分割、予定の成立に至ります。

効率的なタスク追加・作業分担

この作業タスクの分割や、中間一のタスクを実際の作業タスクへ分割することも末端タスクとしての中間タスクの担当者が行うことでプロジェクトのタスク全件をプロジェクト管理者が全部を計画しなくても　逆に実効性の高いタスク構成を作成する仕様です。

それらの工程は、日々のタスクボードの更新操作で現実化できることから、関係スタッフ全員でこのタスクボードの操作にあたっていくことが必要です。

作業の進行とタスク・予定の関係

タスクは仕事の計画を意味するデータとなり、予定はその計画に合わせた作業の進行状態を表すデータになります。
リスト画面には、ガントチャートによる日程の表示されるので担当替えなどの負荷調整も効率的に行えます。
作業の進行として、以下のステップのアクションが必要になります。

管理者によるプロジェクト完了日を踏まえたプロジェクトタスクの登録

事前に完了日・納期が決まったタスクであれば、そのタスクが着手できる日から完了・納期に当たる終了日までのプロジェクト先頭のタスクを登録します。
このタスクは、以下、工程ごとの親タスクから末端の詳細・作業タスクにかかる内容が作業内容・使用備考に書き加えられます。
引き続き、プロジェクトタスクの次の階層タスクに中間的工程タスクを追加し、その担当者を決めます。

中間タスク担当者による工程ごとのタスクの追加

プロジェクト管理者を依頼者とした中間工程のタスクには、さらに中間的タスクが必要な場合と実際の作業を行うための末端作業タスク追加する作業が行われます。
先頭のプロジェクトタスクから見ると、その担当者が次の子タスクの依頼者となり、それを作業タスクや中間タスクの担当者を指定します。
それらのタスクはすべて先頭のプロジェクトタスクの期間範囲に収まる必要があります。

さらなる中間タスクや実際の作業タスクの登録

前ステップで登録されたタスクが中間タスクの場合、さらなる中間タスクや末端の作業タスクの子タスクを追加します。
以上のステップは、同一ユーザーでの追加アクションの場合もありますが、工程担当がきまっている場合などはその担当が登録しても管理者が登録しても運用での取り決めとなりますが、ここまでのタスク登録作業が行えるユーザのアクセス権限は、ユーザーレベル＝３以上が必要です。
ユーザーレベル＝３以上のユーザは、プロジェクト編集でのタスク編集作業ができる権限があり、プロジェクト先頭タスクの計画期間も変更可能なため、運用での取り決めのもとタスクの登録が必要です。

末端の作業タスクは、タスクの計画期間の範囲で予定を作成する

末端の作業タスクは、その担当者による予定作成が必要です。
タスクに作業ボリュームを表す工数の設定があれば、１日の可能工数の範囲で開始日から終了日の範囲で自動に予定を作成することができます。
その予定は、１日で予定できるものや数日に分けて作業する場合もありますが、実際その予定日でその作業を行えばその日の進行分としてステータスの更新を行います。

ステータスは、事業所管理者による事業所設定で変更できますが、以下の８段階が設定できます。

ステータス名称	内容
保留	計画の前段階でのタスクに設定します。このタスクは、担当者による予定の展開ができないタスクとしてプロジェクト全タスクや一部のタスクのみを保留にし、関係ユーザーに計画前段階のタスクがあることを知らせる目的で使用します。
計画	末端タスクの場合、予定作成が可能なタスクを表します。子タスクがある中間タスクの場合は、その子タスクの進行状況を任意で変更することもできますが、基本的には子タスクがすべて完了または中止になった場合、終了を表す完了または中止にすることにより親タスクのステータス更新へとつながっています。
予定	作業当日か未来日の予定を作成した状態です。プロジェクトタスク全体を確認する方法として、タスクリストでのプロジェクト表示を行った場合、予定の状態でその担当者が作業の確認ができていることがわかり、ガントチャートにその予定日にチェックが入ります。その確認は、ログインユーザーすべてが閲覧・確認することができます。
着手	作業日の到来でそのタスク作業の進行度合いを表します。着手・途中・仕上の３種類で作業の進行状況を表します。
途中	作業の進行度合いで３日間以上に渡す作業の場合、着手以上仕上げ未満の状態がこれに当たります。４日以上に渡す予定の場合、途中の２日以上は、ステータスの更新のないこの途中の状態のままになります。
仕上	次回予定日が最終作業日を表すステータスです。実際の仕上げ作業という意味もありますが、最終作業日前回の予定作業が終了した時点でこのステータスにすると最終日がわかりやすい状態になります。
完了	タスク作業が完了した状態です。完了状態後、予定でのステータス更新はできません。完了を取り消す必要がある場合は、ユーザーレベル＝２以上のアクセス権でタスクでの更新が必要になります。タスクの更新が行われるとそのタスクの予定には「更新情報があります」と表示され最新にすることで完了したステータスが完了前の状態に変わり、予定でのステータス更新が可能になります。
中止	完了と動き方は同じです。実際、作業を行わずそのタスクが終了した場合に使用します。親タスクは、子タスクの終了をもって終了が可能になることが基本で、実際に作業の必要がなくなったタスクは、削除するか中止の設定をすることでプロジェクトの作業進行が進められます。

以上、8種類のステータスで作業の状態を表します。

プロジェクトリーダーや管理者がタスクを登録する際、下書き状態として「保留」を活用します。
この保留は、全ユーザーの閲覧のみでスケジュール作成などの作業進行はできない状態です。また、プロジェクト計画を複数の管理者で分担する場合など計画実施前の段階として使用することも可能です。

実際の作業に着手して完了するまでは「予定・着手・途中・仕上・完了または中止」の5つのステップがありそのうち着手から完了までの4ステップは、タスク作業の進行を25％単位に4段階で簡易的に進捗工数を計算しています。