担当タスクを自分の日ごとのスケジュールに展開することで、負荷の平均化を担当ごとに行います。
場合によっては急な仕事が入り過密になった場合でも繰り下げ可能な予定を調整しながら負荷調整を行います。
プロジェクト管理者が、大きな仕事の流れをタスク登録しているような場合でも詳細タスクの追加登録も担当者が行うなども容易で、さらに複数の担当者へ振り分けるなどにも便利です。
そこでこの予定リストでスケジュールを調整するわけですが、機能としては以下の2種類に分けられます。
- 当日分のスケジュールに合わせ作業の進行都度、ステータスの更新を行うことでプロジェクト作業の進行が関係ユーザーににも伝わります。ステータスの更新状況によって日程を早めたり遅らせた入り、また、その日程の変更は各ユーザーに更新情報として伝わります。
- 一度担当となったタスクは、タスク分割を行うことで計画期間の範囲内でほかのユーザーそ指名するなどのタスク分割を行い、同じ仕事ができるユーザー同士で負荷の調整を行えます。
予定を自動作成やタスクの分割をスムーズに
予定リストには、タスクリスト部と予定リスト部の2つのリストで構成されています。
タスクから予定を作成することでタスクと予定は、パラレルでデータ化されるので、タスクが変更になった場合、予定には「タスクに変更があります」などがアラートと表示されるので、変更内容を確認するため便利です。
タスクリスト部には、予定リストとの連携で必要なクイック検索がリスト下部ボタンとして設置されています。
また、予定の自動作成やそのほか便利機能が「ツール」ボタンで広がるポップアップにいろいろ配置されています。
予定を自動で作成・再作成する
タスクデータに基準を持った工数の指定がしてあれば、「ツール」にある、指定日以降の「追加・調整」ボタンで、現在予定された予定とまだ予定されていないタスク全件を対象に新規作成と再作成がタスクの指定期間範囲で自動で作成することができます。この予定作成・再作成には工数が必須で、初期設定では、1日を8.0時間＝8.0工数を指定（デフォルト）することで、1日で処理できる可能工数分の仕事を早い日付から順に作成していくことになります。実際その日に予定するかどうかは、知ると部を見ながらご自身で調整できるので自動作成から調整という手順で運用すれば、速やかな予定作成が可能です。
指定した予定から関連タスクを検索する（タスクリスト部）
表示中の予定リスト部の指定する予定の右にある「i」マークをクリックするとその予定の前後のタスクがクイックで検索されます。予定した前のタスクは何か、日程は?担当者…などが確認でき、指定したタスクが完了すると次はどの足すk作業になるのかが速やかに把握できます。
自分の予定があふれる・負荷が高いなど、助けてもらえそうなユーザーを探す
タスクリスト部に表示されているタスクの右端にある「◆」マークでタスク情報を抽出します。「負荷状況」ボタンを押すと、このタスクの開始日～終了日で、登録ユーザーすべてのその期間の負荷状況がポップアップで表示されます。下に表示される「候補」には、全ユーザー対象で負荷の低いユーザーから順に名前とその期間の工数合計が表示されます。応援要請できるユーザー名を探しそのユーザーと応援要請などの交渉を行ったり、ルールとして本人確認なしに調整してもよいとなれば、担当変更やタスク分割などをしてデータ上での調整を行い、タスク連絡などの記入で担当者へ知らせたり、直接そのユーザに声をかけるなどの対応で、作業者同士の負荷調整を行うことができます。
自分の1日分の仕事を正確に管理する
タスクが2日以上の作業で構成されている場合、自分の作業日ごとのタスクとして現在のタスクを複数の子タスクに分割して作成することができます。これは、元のタスクの工数をぶく数の子タスクに配分することで登録が可能になることで、日の工数を意識した子タスクの工数を指定すれば 1日の作業量を正確に指定することができます。デフォルトで指定されている規定工数値＝8.0をそのまま運用する場合、既に予定されている別の予定を合わせて8.0になるよう規定工数をもとに可能工数でのタスク分割を行う機能もあります。これらの機能は、タスク期間が4稼働日で、4日の作業をこなう場合、ステータス更新による1日の実績工数として計算することで、1日の工数はあいまいでも進行できるよう設計されていることから、厳格な1日の工数を把握するためには、タスク分割が必要になります。
自分から担当者へ、別のユーザーから自分の担当タスクへ連絡をする
1日に多数のタスクを予定する場合、たとえば遅れるとか手伝いをお願いしたいなど、そのタスクにかかわる連絡はタスク連絡という機能で対応します。書き込みはだれでも、閲覧確認は、そのタスクの担当者が確認する機能で、ログインしたHOUME画面と移動した予定リスト画面に赤いマークが点灯して知らせてくれる機能です。
マークを利用する
タスクに自分のマークを追記することができます。これは、自分の担当タスクに限らすタスク情報の表示を行いマークにチェックすることで、ログインユーザーのマークとして青いマークが表示されます。マークの機能は、自分・他人にかかわらずマークがあるタスクは検索でき、自分のマークでなければクレーのマークで表示されるので、たとえば自分の担当タスクに別のユーザーがマークしているといった状況でも確認することができるので、マークしているユーザーを特定して確認が行えます。
指定タスクへ一斉連絡する
タスク連絡を指定した複数のタスクへ同じタスク連絡を書き込む機能です。例えば、同一プロジェクトの工程タスク（タスクグループ）全件に「仕様の変更が必要なようです」と一斉連絡を行い関係者での打ち合わせを促すなどの対応が可能になります。一斉連絡とは別に、タスク連絡は1件のタスクに対して未確認状態で5件までの連絡が可能なため、みんなでフォローしあい作業を進めるなどの対応に便利です。
その他、タスクリスト部のクイック検索
タスクリスト部下部のボタンは、担当タスクを中心に関連するタスクをクイックに検索できる機能です。「担当確認」でまだ予定してない新しく追加されたタスクや遅れタスクを検索したり「Pro関連検索」で選択したタスクのプロジェクトや子タスクを確認するなどができます。