下手な時間の使い方から脱却するには？

時間管理をしていないとき、時間がなくなってしまうことがありますよね。しかし、時間を有効に活用するためには、スケジュールを立てることが不可欠です。この記事では、時間管理の基本からスケジュール作成のポイント、時間を有効に活用するための技術などを紹介します。さらに、スケジュールを立てて効率的に時間を使おうとする上でのトラブルや解決策なども解説します。時間管理をしていない方は、ぜひ本記事をご一読ください！

時間を上手く使えないよくある原因

スタッフそれぞれに少しでも良い仕事になるよう、管理者には、仕事の指示から一歩踏み込んだ配慮が求められます。
作業の指示が細部にまで行きわたっていれば、それをよく理解し、場合によってその指示に不足を見つけ、指示以上の配慮を心掛け、それが組織全体の意識とすることでより良い生産環境につながります。

スタッフそれぞれが人・自分の役割を意識できること

チームで分担する作業には、関わるスタッフとの連携がとても重要になります。
１人が１の仕事を行い、連携するスタッフも１の仕事を行う場合、その合計が２ではなく２以上になることが分担の価値といえるでしょう。
そのためには、協力し合える仲間であり他人の努力や長所を吸収し、刺激し合える仲間であればより良い組織へと発展します。

助け合える仕事の流れ

仕事の形態によっては、連携する仲間には助け合える関係は重要です。
いつも助けてばかり、助けられてばかりが当たり前の関係ではチームの向上に結び付きません。
チームの向上に結び付けるには、助けられたことにお返しする意識をもって助け会える関係を作ることが重要な方法と言えます。
多くの場合、友達やプライベートではその関係が通常と言える仲間でも、仕事となると別の意識となり、時として、仕事上の保守的な関係となり、ほどほどの仕事を協力し合う関係となるケースがよくあります。
逆に、仕事に意欲的なスタッフ同士はよい刺激をし合える関係となりますが、そうではないスタッフは別の意識で仕事に取り組むことはよくある話です。

組織・チーム全体が仕事を通した助け合いの関係を目指す、最近よく聞く「ワンチーム」の関係になれるようなツールを目指したいところです。

時間の使い方におけるトラブルと解決策

プロジェクトの構成は、先頭のタスクから始まりその親タスクの子タスクとして構成されるタスクによって構成されます。先頭タスクから各工程となる中間タスク、そのまた子タスクとして工程タスクや末端となる作業タスクへと連携して構成します。そのタスク全体でプロジェクトを完成まで構成する、いわゆる至極現実的なタスクの集まりになります。中間タスクにはその管理者的な責任者（依頼者）がそのタスクグループの管理を行うことから、すべてのタスクにおいて責任の所在が明確になることで、全体を指揮・管理は、全ユーザーの進捗をもって不要となることを理想としたシステムです。

タスクの更新、担当の予定など、リアルタイムな連携で即座に対応

全ユーザーが同じ画面を共有すれば、管理者のプロジェクト追加や変更は、即座に担当者の表示に反映され、さらにその予定を作成すれば管理者はそれを瞬時に確認できます。オフィス内で会話をしながら更新するのもよし、在宅ワークでも分担作業がわかりやすく連携できます。

時間を有効に使うためのテクニック

登録されたすべてのタスクには、担当ユーザー、開始日から終了日までの計画期間、それにかかる時間といった係数を工数を設定します。担当ユーザー（担当者）はその設定内容をもとに予定を形成して行きます。このツールの特徴は、それらの設定から自動で予定を作成することができ、担当者は、自動作成された予定の前後を見ながら日程を調整するだけで、未来1か月先までの計画を感覚的行える点です。今日から数日先や特に注意する予定など日が近づいてくる中で正確な予定になっていけばよいと考え、それがとても現実的、通常の仕事の考え方としては理想されるのではないでしょうか？

スケジュール作成のポイント

充実した機能が無料でご提供できる理由

もともと、WEB開発やデザイン・広告企画を業務としている当社では、自社用に開発運用してきたシステムを広く無料で公開することとした経緯があります。スタッフの希望などをもとに使いやすく、長年の経緯から徐々に改良を加え現状にいたり、開発スタッフとしては社員ニーズ以上の改良を加えていくことでシステムのさらなる進歩を期待しています。

この種のWEBアプリは、ユーザーの運用思考とは少し乖離した仕様が多く、最初はスマートさにメリットを感じるものの業務の根幹ともいえるシステムとしては物足らなさも多く感じます。

タスクボード　その由来とは

自社用システムから他業種や幅広いニーズにマッチしたシステムへと発展を願い、無料での公開とニーズがいただければその対応にも前向きに取り組む方針です。広告なども行わず、無駄な費用は一切かけずに無料でのご提供をさせていただいています。

時代の変化やニーズの変化でも変わらない、分担する作業を効率的に、作業者目線でより有益なシステムとしてご利用いただいてはいかがでしょうか？

Taskboard

会社の工程管理としてのシステムは、生産性を効率化することが重要です。この無料で使えるタスクボードでは、管理者による工程データの登録や管理は極力省力化して、作業者が予定期間をその他の仕事と兼ね合わせながら構成していくことで、ある意味、管理者いらずのシステムです。